Je kan eenvoudig boeken via de Thema Travel website. Bij de detailpagina van elke reis kan je klikken op 'Berekening' en daar al je voorkeuren en persoonlijke gegevens invullen.
Wil je liever telefonisch boeken, dan kan je terecht bij de medewerkers van onze reservatiedienst. Die zijn elke werkdag bereikbaar tussen 9.00u en 12.30u en 13.30u en 18.00u. Enkel op woensdag - en vrijdagnamiddag zijn we telefonisch niet bereikbaar.
Geef je de voorkeur aan een persoonlijk gesprek, dan ben je van harte welkom in ons kantoor in Diest. Als je vooraf even een afspraak maakt, dan kunnen we alvast voldoende tijd voor je uittrekken om je reis in detail te overlopen. De koffie staat alvast klaar !
Nadat je geboekt hebt, ontvang je per e-mail (of op verzoek per post) een boekingsbevestiging. Je boekingsnummer of PO-nummer vind je terug links bovenaan op jouw boekingsbevestiging. Het nummer bestaat uit 5 cijfers. Indien je met ons contact opneemt i.v.m. jouw boeking is het altijd handig om dit nummer bij de hand te hebben.
Op de homepagina van de Thema Travel website klik je rechts bovenaan op de knop 'Mijn Boeking'. Vervolgens log je in met de gegevens van de hoofdboeker van jouw reservatie (PO nummer, achternaam, voornaam). Let op, want je ingave is hoofdlettergevoelig.
Daarna krijg je toegang tot je persoonlijk 'dashboard', een overzicht met alle details van je boeking. Je kan hier trouwens zelf je boeking beheren en persoonsgegevens aanvullen, een excursie boeken, een betaling uitvoeren, ...
Tot 6 maanden voor vertrek kan je jouw reis volledig kosteloos omboeken naar een andere datum en/of bestemming. Uiteraard is dat op basis van beschikbaarheid, dus enkel mogelijk als er plaats is op de gewenste datum en/of bestemming. Minder dan 6 maanden voor vertrek is het niet langer mogelijk om kosteloos om te boeken.
Mocht je om welke reden dan ook niet kunnen afreizen, dan kan iemand anders je plaats innemen. Thema Travel rekent hiervoor een administratieve kost aan van € 25 per persoon. Deze kost dient vermeerderd te worden met de effectieve kosten die je hotel, cruiserederij, luchtvaartmaatschappij, ... aanrekent voor jouw naamswijziging. Als je vliegtickets al definitief zijn uitgeschreven, dan kan de naam niet worden gewijzigd en zal er een nieuw vliegticket moeten worden aangekocht.
In het geval dat je je reis moet annuleren, vragen wij om dit zo snel mogelijk schriftelijk aan ons te bevestigen. Dat mag via mail naar info@thematravel.be of per post naar Halensebaan 154, 3290 Diest. Daarop bezorgen we je een bevestiging van annulatie. Na de betaling van de eventuele annulatiekosten ontvang je ook een annulatiefactuur. In het geval je beschikt over een annulatieverzekering, dan kan je met deze annulatiefactuur eventueel een dossier openen en een terugbetaling aanvragen.
Het voorschot bedraagt 30% van de totale reissom en dient binnen de 10 dagen na boeking betaald te worden.
Als je boekt via onze website, dan heb je 10 dagen de tijd om je voorschot te betalen per overschrijving. Je kan er ook voor kiezen om het voorschot meteen te betalen via een online betaling.
Ook als je telefonisch of op kantoor boekt vragen we om binnen de 10 werkdagen het voorschot te betalen, hetzij via een overschrijving, hetzij via een online betaling. Op kantoor kan je indien gewenst ook meteen met de bank - of kredietkaart betalen aan onze betaalterminal. We vragen vriendelijk om cash betalingen te vermijden. We kunnen per boeking (PO) maximaal 3000 euro in cash aanvaarden.
Online betalen kan eenvoudig op onze website via de knop 'Mijn Boeking' die je rechtsboven op de homepagina terugvindt. Je logt makkelijk in met je PO-nummer, naam en voornaam. Daarna kies je bij betaling voor de optie 'online betalen' en kan je de gewenste betaalmethode selecteren. Je kan betalen per overschrijving, gewone bankkaart of kredietkaart (enkel Mastercard of Visa).
Het eindsaldo dient 45 dagen voor aanvang van de reis betaald te worden. Hiervoor krijgt u een mail ter herinnering ongeveer 60 dagen voor uw vertrekdatum.
Enkele weken voor de reis geeft je bestemmingsspecialist een online infosessie met praktische info over de reis. Je ontvangt hiervoor ruim op voorhand een uitnodiging per e-mail. De online infosessie volgen kan erg makkelijk op je computer, tablet of smartphone. Je hebt geen speciale programma's nodig. Tijdens de infosessie kan je vragen stellen via de handige chat en achteraf kan je de infosessie zo vaak herbekijken als je wenst.
Je ontvangt je reisdocumenten per e-mail ongeveer 10 dagen voor vertrek.
Samen met je reisdocumenten ontvang je ongeveer 10 dagen voor vertrek het document 'Laatste Richtlijnen'. Daarin vind je alle detailinformatie over je vertrek terug.
Welke reisdocumenten je nodig hebt, is afhankelijk van je bestemming. Voor de meeste Europese bestemmingen volstaat een (Belgische) identiteitskaart, voor verdere bestemmingen heb je meestal een internationale reispas nodig. Soms is het ook noodzakelijk om een extra visum aan te vragen.
Op de Thema Travel website informeren we je welke reisdocumenten je nodig hebt. Let op: deze informatie geldt enkel voor reizigers met de Belgische nationaliteit. Als reiziger dien je er steeds zelf voor te zorgen dat je over de juiste reisdocumenten beschikt. Check bij twijfel zeker welk identiteitsbewijs je nodig hebt op de website van Buitenlandse Zaken:
http://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland/reisdocumenten
Als je een internationale reispas nodig hebt, kan je die aanvragen bij je gemeente. Deze heb je meestal binnen 2 weken. De kost ervan is afhankelijk per gemeente. De gegevens van je reispas kan je makkelijk zelf ingeven via 'Mijn Boeking'. Voor de meeste bestemmingen moeten we minstens 2 maanden voor vertrek over de gegevens van je reispas beschikken.
Voor de meeste reizen kan je op voorhand excursies boeken via Thema Travel. Van zodra het definitieve excursie-aanbod bekend is, kan je dit raadplegen op de Thema Travel website via 'Mijn Boeking' of via de Thema Travel App. Via 'Mijn Boeking' kan je ook makkelijk excursies reserveren.
Alle deelnemers ontvangen na de reis een evaluatieformulier per mail Je kan deze ook hier terugvinden.
Er zijn grote verschillen in de gedekte risico's en waarborgen die verschillende reisverzekeringen bieden. We raden daarom aan om de polisdetails goed te vergelijken, want de ene verzekering is de andere niet. Meer informatie over de reisverzekeringen die je via Thema Travel bij Allianz kan boeken, vind je door hier te klikken. Zorg er alleszins voor dat je steeds het polisnummer en contactnummer van je bijstandsverzekering meeneemt op reis.
Op de meeste Europese bestemmingen ben je via je mutualiteit verzekerd in geval van ziekte of een ongeval. Neem bij twijfel even contact op met je ziekenfonds. Op niet-Europese bestemmingen en op cruiseschepen ben je meestal niet verzekerd via je mutualiteit. In dat geval kan je overwegen om een bijstandsverzekering af te sluiten, want de medische onkosten kunnen hoog oplopen, ook bij een eenvoudig doktersbezoek.